La provisión de fondos se puede definir como la suma que solicita el abogado o procurador al cliente a cuenta de sus honorarios o de los gastos que vaya a realizar con carácter previo al inicio del trabajo o durante la tramitación del mismo. Por su naturaleza, suele constituir la primera interacción económica real entre abogado o procurador y cliente, es decir, la primera ocasión en la que el abogado solicita una cantidad, y en la que el cliente se manifestará a través del hecho objetivo del pago de la misma.
Por lo general, la provisión de fondos, especialmente establecida como pago a cuenta de honorarios (pues ya hemos indicado que abarca igualmente los gastos), va asociada a la tendencia actual de establecer en el presupuesto de la hoja de encargo, un calendario de pagos en el que se especifican los importes a cuenta y la fecha o fase procesal en la que deberá acometerse el pago. Cada solicitud de dichos pagos constituye técnicamente una provisión de fondos.
¿Para qué utilizan los procuradores las provisiones de fondos?
Los procuradores emplean las provisiones de fondos no solo para adelantar los gastos de derechos y suplidos que se originan en los procedimientos judiciales, sino también para cubrir otros aspectos importantes de su trabajo. Estas, tienen múltiples usos, que incluyen:
- Pago de Aranceles Judiciales y otros gastos administrativos: Se utilizan para cubrir los costes relacionados con la presentación y tramitación de escritos, demandas y otros documentos necesarios en el proceso judicial. Esto incluye los aranceles judiciales que deben pagarse en los juzgados.
- Honorarios de profesionales colaboradores: En muchos casos, el procurador necesita la colaboración de otros profesionales, como peritos, traductores jurados, notarios, entre otros. Las provisiones de fondos se destinan a pagar estos servicios auxiliares necesarios para el correcto desarrollo del procedimiento judicial.
- Desplazamientos y gastos logísticos: Los procuradores a menudo deben desplazarse para realizar gestiones, presentar documentos o asistir a audiencias en distintas localidades. Las provisiones de fondos cubren los gastos de transporte, dietas y alojamiento si es necesario.
- Gestión de notificaciones y comunicaciones: Los procuradores se encargan de gestionar las notificaciones y comunicaciones judiciales. Esto puede implicar gastos de mensajería, copias de documentos y otros servicios necesarios para garantizar que todas las partes involucradas estén debidamente informadas y los documentos lleguen a destino en tiempo y forma.
- Constitución de fianzas y depósitos judiciales: En algunos casos, puede ser necesario constituir fianzas o depósitos judiciales en nombre del cliente. Las provisiones de fondos permiten al procurador realizar estos gastos sin demoras, asegurando el cumplimiento de las obligaciones procesales.
- Adelanto de gastos y ejecuciones y embargos: En procedimientos de ejecución y embargos, los procuradores a menudo necesitan adelantar fondos para cubrir los gastos que conlleva la ejecución de bienes o la realización de embargos.
- Tramitación de recursos: Los recursos presentados ante instancias superiores, como apelaciones o casaciones, pueden generar costes adicionales que deben ser cubiertos. Las provisiones de fondos se utilizan para estos fines, asegurando que el proceso continúe sin interrupciones.
- Otros gastos generales de procedimiento: Esto incluye una amplia variedad de posibles gastos que pueden surgir a lo largo de un procedimiento judicial y que el procurador debe manejar de manera diligente y eficiente, como la digitalización y gestión documental.
La provisión de fondos en el Código Deontológico de la Abogacía Española
Una vez señalado esto, debemos recordar que el Código Deontológico de la Abogacía Española, en su artículo 16, aborda la provisión de fondos en los siguientes términos:
Artículo 16. Provisiones de fondos y pagos a cuenta (CDAE)
- Se podrá solicitar la entrega de cantidades en pagos a cuenta de honorarios tanto con carácter previo como durante la tramitación del asunto.
- Su cuantía deberá ser acorde con las previsiones del asunto y el importe estimado de los honorarios definitivos.
- La falta de pago autorizará a renunciar o condicionar la aceptación del encargo profesional o a cesar en él.
- Igualmente, se podrá solicitar en concepto de provisión de fondos una cantidad para atender los gastos suplidos que importe el encargo, debiendo cumplirse con lo previsto en el artículo 20 de este Código.
- De todas las provisiones de fondos recibidas se extenderá el correspondiente justificante. Los pagos a cuenta de honorarios deberán cumplir las obligaciones de emisión de factura y las demás que imponga la legislación fiscal.
Aspectos relevantes
Veamos los aspectos más relevantes recogidos en tal precepto
En primer lugar, debemos reseñar, que la provisión de fondos puede tener una doble finalidad: servir para el pago de los gastos y suplidos del asunto o retribuir, con carácter de pago a cuenta o de anticipo, la prestación de servicios profesionales, tanto para procuradores, como abogados y peritos.
Esta diferencia tiene importantes implicaciones fiscales y contables, pero sobre todo es fundamental para valorar su importancia como medio al alcance del abogado para obtener y disponer de los medios económicos que le permitan ser parcialmente retribuido o proveído de los importes necesarios para poder acometer los gastos y suplidos del caso encomendado.
Los gastos y suplidos son cantidades que se pagan por cuenta y cargo del cliente, normalmente en ejecución del contrato de arrendamiento de servicios o mandato, y cuyo devengo es frecuente y necesario para la adecuada tramitación del asunto. Normalmente, amparado por lo pactado en la hoja de encargo (que suele establecer la obligación del cliente de atender dichos gastos) el abogado inserta una relación de los mismos con su correspondiente cuantificación y requiere a su cliente el pago de dicha suma para atenderlos. En otras ocasiones, aunque con menos frecuencia, el abogado ya ha realizado tales gastos y solicita del cliente su reembolso.
Gastos y suplidos más frecuentes
Entre los gastos y suplidos más frecuentes nos encontramos los siguientes:
- Gastos de locomoción.
- Pernoctación.
- Dietas por desplazamiento.
- Notas del Registro de la Propiedad o Mercantil.
- Documentación expedida a nombre del cliente y de interés para el caso.
- Pago de honorarios notariales o registrales en cuya gestión ha intervenido el letrado.
- Traducciones.
Cuantías acordes con las previsiones
Es muy importante que dichas cuantías, tanto la provisión por honorarios como por gastos, sean acordes con las previsiones realizadas al comienzo de la relación o a través de pactos posteriores, y siempre al amparo de la necesaria transparencia que debe presidir la relación entre cliente-abogado o procurador. Igualmente, es recomendable que tanto en la petición como en el recibo que se extienda tras su pago, se consigne con claridad que el importe satisfecho se refiere a uno u otro concepto, lo que evitará males mayores debido a una falta de claridad.
Por otro lado, señala el precepto, que la falta de pago de la provisión autorizará a renunciar o condicionar el inicio de las tareas profesionales, o a cesar en ellas, matiz muy importante, siendo recomendable que el abogado, en los prolegómenos de la relación profesional, provea en la hoja de encargo y ante el impago del cliente de la provisión, el abogado pueda no aceptar el caso (ya que estaba condicionada dicha aceptación al pago). Igualmente, en el supuesto de falta de pago de la provisión durante el desarrollo del encargo, el abogado, previa adopción de las medidas de protección y defensa oportunas, puede renunciar a la continuación del asunto. La provisión de fondos, por tanto, no es más que la puesta en acción de los honorarios.
Últimas reformas en la Provisión de Fondos
La última reforma sobre la provisión de fondos u honorarios en acción ha establecido una serie de cambios importantes en la relación contractual entre abogados, procuradores y sus clientes. A continuación, se explica en detalle los aspectos más relevantes de esta reforma:
1. Presupuesto y aceptación previa del cliente
Requisito de Presupuesto:
- Los abogados y procuradores deben presentar un presupuesto detallado de los honorarios que cobrarán por sus servicios antes de iniciar cualquier actuación profesional.
- Este presupuesto debe ser claro y comprensible, especificando las tareas a realizar y el coste asociado a cada una de ellas.
Aceptación del Presupuesto:
- El cliente debe aceptar explícitamente este presupuesto antes de que el abogado o procurador comience a prestar sus servicios.
- La aceptación del presupuesto puede ser mediante firma en un documento físico o a través de medios electrónicos que dejen constancia de dicha aceptación.
2. Provisión de Fondos
- La provisión de fondos, como hemos señalado, es un adelanto que el cliente realiza para cubrir los gastos inmediatos que el abogado o procurador va a tener al gestionar el caso.
- Esta provisión debe estar claramente especificada en el presupuesto y debe ser aceptada por el cliente.
3. Reclamación Judicial de Honorarios
Obligación de Aportar el Presupuesto Aceptado:
- Si surge un conflicto respecto al pago de los honorarios y el abogado o procurador decide reclamarlos judicialmente, debe presentar como prueba el presupuesto previamente aceptado por el cliente.
- Este requisito es crucial para demostrar que el cliente estaba al tanto y consintió los costes asociados a los servicios prestados.
Documentación y Transparencia:
- Los abogados y procuradores deben conservar toda la documentación relacionada con el presupuesto y la aceptación del mismo, ya que será necesaria en caso de litigio.
En resumen, esta reforma ha introducido cambios significativos para garantizar una mayor transparencia y equidad en la relación entre abogados, procuradores y sus clientes, estableciendo la necesidad de un presupuesto aceptado previamente para cualquier reclamación judicial de honorarios. Si tuvieras cualquier duda al respecto, puedes ponerte en contacto con Francisco Franco González, Procurador de los Tribunales.