La tecnología ha transformado la forma en la que trabajamos en todos los ámbitos, y como no podía ser de otra forma, el campo legal no es una excepción. Los procuradores, como profesionales encargados de representar a sus clientes en los tribunales y gestionar la documentación legal, se pueden beneficiar enormemente de las herramientas tecnológicas y aplicaciones móviles diseñadas específicamente para facilitar su trabajo.
Esto es algo que les ocurre también a los abogados, ya que los programas de gestión para el despacho son muy similares. Es cierto que los abogados necesitan más bases de datos en cuanto a jurisprudencia y legislación, por ejemplo, y los procuradores más formularios procesales, por mencionar algunas de las cuestiones relevantes.
Aplicaciones para la gestión de expedientes
Una de las tareas fundamentales de los procuradores es la gestión eficiente de los expedientes legales. Las aplicaciones de gestión de expedientes permiten a los procuradores organizar y acceder fácilmente a la información relevante de cada caso, como documentos, fechas límite y notas importantes. La ventaja de estas aplicaciones es que pueden sincronizarse en diferentes dispositivos móviles, dando acceso constante a la información.
Algunas de estas aplicaciones se caracterizan por tener gran capacidad con límite de hasta 2 Gb de tamaño por archivo, envío de documentos por email generando enlaces seguros para documentos de más de 25 Gb; carpetas personalizadas, previsualizaciones; firmas biométricas, consideradas documentos probatorios con plena validez legal; nubes de almacenamiento o subida masiva de documentos.
Herramientas de firma digital
Como hemos comentado, la firma de documentos es una actividad recurrente entre los procuradores. Por esa razón, las herramientas de firma digital permiten a los procuradores y abogados firmar electrónicamente documentos legales, ahorrando tiempo y eliminando la necesidad de imprimir, firmar y escanear, ayudando también a la conservación del medio ambiente. Estas herramientas son seguras y cumplen con los requisitos legales para garantizar la validez de la firma electrónica. Algunas de estas herramientas son gratuitas, como Autofirma, y otras tienen determinados costes, como MNprogram, Signaturit, Hellosing o Adobe Sign.
Aplicaciones de dictado de voz
El tiempo es sin duda un recurso valioso para todos, por eso, la aplicación de dictado de voz permite a los procuradores grabar sus notas, documentos o ideas en tiempo real utilizando la voz. Esto agiliza el proceso de redacción y reduce la necesidad de transcribir notas escritas a mano. Actualmente, estas aplicaciones suelen tener funciones de reconocimiento de voz y corrección automática para ser más precisas.
Si hiciéramos un top de las mejores aplicaciones de dictado por voz, encontraríamos Otter, Gboard, Pinpoint, Voz a texto, Voice Notebook, TalkTyper, Dictation, Speechlogger o SpeechTexter.
Plataformas de video conferencia
Después de la pandemia, la tecnología de videollamada ha adquirido una importancia significativa en todo el mundo, lo que permite a los procuradores comunicarse con sus clientes, abogados, otros procuradores y tribunales, de manera remota, compartiendo documentos y colaborando en tiempo real. Esto supone como ya sabemos, ahorro de tiempo y costes de desplazamiento principalmente. Algunas de las plataformas más utilizadas, en este sentido, son: Google Chat, Jitsi, Skype ooVoo, Zoom, Dialpad, Discord o Facetime.
Herramientas de gestión del tiempo
La gestión eficiente del tiempo es fundamental para todos. Las herramientas de gestión del tiempo, como aplicaciones de calendario, recordatorio de fechas, ayudan a los procuradores a organizar sus agendas, establecer plazos y recordar citas importantes. Compartir el calendario con los clientes puede ayudarnos a tener una mejor coordinación.
Como hemos explicado, las herramientas tecnológicas y aplicaciones móviles están revolucionando la forma en que, no sólo los procuradores sino todas las personas, están llevando a cabo su trabajo diario.
Centrándonos en las funciones de los procuradores, estas herramientas ofrecen desde la gestión de expedientes, hasta la firma digital, pasando por la investigación jurídica y la colaboración remota, ofrecen una serie de beneficios que optimizan la práctica legal y mejoran la eficiencia.
De esta forma, podemos afirmar que los procuradores que emplean herramientas de este tipo, están mejor preparados para enfrentarse a los desafíos del mundo jurídico actual, y puede ofrece un servicio más eficaz a sus clientes.
Las mejores Apps para abogados y procuradores
LexNET
LexNET Justicia es una herramienta de comunicación entre órganos judiciales y operadores jurídicos empleada para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de comunicaciones y notificaciones por medios electrónicos. El sistema está compuesto por distintos componentes que posibilitan dichas comunicaciones: Interfaz web, App móvil para IOS y Android y Servicios web.
Está considerado como un medio de transmisión seguro de información, que mediante el uso de técnicas criptográficas garantiza la presentación de escritos y documentos y la recepción de actos de comunicación, sus fechas de emisión, puesta a disposición y recepción o acceso al contenido de los mismos. Es un componente fundamental en la actividad diaria de los órganos judiciales.
TimeBillingX
Este software está especialmente diseñado para el registro de las horas trabajadas por cada cliente, proyecto o causa judicial. También posee una versión móvil, lo que la convierte en una app para abogados muy práctica. Gracias a esta tecnología móvil, los abogados de una firma pueden ver y analizar de qué manera están invirtiendo su tiempo de trabajo, cuántas horas han sido realmente productivas y cuántas improductivas, cuáles pueden ser facturables y cuáles no.
Esta aplicación aumenta la productividad de socios y abogados, mejora los índices de rentabilidad de la firma; facilita la gestión empresarial y elimina los márgenes de error humano durante la facturación.
CaseTracking
Este software jurídico puede realizar un seguimiento automatizado de todas las causas judiciales en proceso. Ayuda a mejorar la gestión judicial que permite a los abogados organizar y administrar sus casos de manera eficiente. La aplicación permite a los abogados asignar tareas, crear recordatorios, agendar citas y compartir información con sus colegas.
Bounsel Flow
Bounsel Flow es una app de abogados que nos ayuda a crear y administrar documentos legales. Con ella, podemos hacer contratos y se pueden también crear documentos legales personalizados, tales como los propios contratos u otros acuerdos, con solo unos pocos clics. Además, permite la colaboración en tiempo real con otros abogados o clientes, lo que facilita la revisión y edición de documentos legales.
Smartleges
Esta es una aplicación móvil que permite a los abogados acceder a la legislación de distintos países como México, Brasil, Chile, España, Italia, Argentina, Francia, etc, de manera rápida y sencilla. Se actualiza regularmente para garantizar que los abogados siempre tengan acceso a la legislación más reciente.
iJuror
Es una herramienta en línea que permite a los abogados crear archivos de grabación por expediente para sus casos. Los abogados pueden establecer un ranking a las grabaciones de los testigos en base a su aportación al caso.
Calendly
Esta app en línea permite a los abogados y procuradores programar y gestionar sus citas de manera eficiente. Permite crear un enlace en el calendario compartido con sus clientes, lo que facilita la programación de citas.
Evernote
Esta herramienta en línea permite tomar notas, guardar documentos y compartirlos con otros colegas abogados. Es especialmente útil para los abogados que trabajan en equipo y necesitan compartir información de manera rápida y sencilla.
TimeClockPro
Es una aplicación que permite registrar y rastrear las horas de trabajo. La aplicación es especialmente útil para los abogados que trabajan en un sistema de tarifas por hora. Además, cuenta con una sincronización en la nube que permite que tus datos estén siempre seguros.
Stripe
Stripe, la herramienta de pagos en línea, permite a los operadores jurídicos recibir pagos de manera segura y fácil de sus clientes. Con ella, los profesionales pueden aceptar pagos mediante tarjeta de crédito o débito, así como transferencias bancarias. También cuenta con un sistema de seguridad avanzado para proteger la información financiera de los clientes.
Quipu
En este caso, hablamos de una aplicación de facturación para abogados. Con Quipu, pueden generar y enviar facturas de manera rápida y sencilla, así como llevar un registro de las facturas emitidas y recibidas. Además, cuenta con un sistema de alertas que ayuda a los abogados a mantenerse al día con sus pagos pendientes.
Son muchas las que podemos encontrar en el mercado, para diferentes usos dentro de la abogacía. También podríamos destacar otras como Legal Pigeon, que gestiona sustituciones para visitas judiciales en España; Prezi, Trello, Google Drive, Webflow o Hootsuite.